О
Продолжаем тему нетикета
Электронная почта уже настолько плотно вошла в нашу жизнь, что тем, кто у вас спрашивает адрес, вы автоматически называете свой e-mail. Не замечали за собой такого?
Безусловно, получать и отправлять электронные письма и быстрее и удобнее, чем бумажные. Но вести переписку?.. Здесь можно и поспорить. Часто бывает так, что получая сообщение, в котором мизер информации, нам приходится пролистывать предыдущие письма, которые занимают пол-экрана, да еще и само письмо растянуто до неприличия. А, ведь, это впустую потраченные наше время и наши нервы.
Сайт EMAIL CHARTER призывает подписать хартию (устав) e-mail. Они предлагают ознакомиться нам с десятью правилами, которые могут спасти уйму времени пользователей при работе с электронной почтой, которая все больше и больше топит нас и захватывает наше дорогое время. И дело всё не только в том, что приходит много сообщений. Часто проблема в том, что люди просто не делают простые вещи, способные сэкономить часы и годы жизни людям, с которыми они общаются.
Вот, эти 10 пунктов хартии e-mail:
1. Уважайте время получателя
Это фундаментальное правило. Как отправитель вы должны быть ответственны за то, чтобы свести к минимуму время на обработку вашего сообщения получателем. Пусть, даже вы на это потратите больше своего времени.
2. Коротко — не значит грубо
Давайте в письмах понятные ответы, но не занимайтесь графоманством. Читать ваше сочинение будете не вы и, вероятно, не только ваш получатель.
3. Вносите ясность
Начинайте письмо с темы сообщения и, если возможно, добавьте статусные теги. [Info], [Action], [Не срочно], [Документы], … Если в письме будет больше пяти предложений, то раскройте суть письма без хитрых оборотов. Избегайте странных шрифтов или цветов.
4. Задавайте простые вопросы
Плохой манерой считается вставка четырех абзацев текста из предыдущей переписки и вопросом: «У кого какие мысли?». Вопрос лучше задавать после резюме прочитанного вами и с ограниченным числом ответов. Например:
Я прислал вам Договор. Когда вы сможете его подписать:
а) завтра;
б) на этой неделе;
в) требуются согласования.
а) завтра;
б) на этой неделе;
в) требуются согласования.
Так вы исключаете пространные обсуждения, которые могут появиться только потому, что кому-то нечем больше заняться.
5. Аккуратнее с CC
Не добавляйте в копию писем лишние адреса, просто так, на всякий случай или еще хуже - "ответить всем". Это увеличит время ответа и часто может сделать вопрос неразрешимым.
6. Не растягивайте тему
Бывает переписка, которая растягивается в длинную нить. Не отправляйте всю нить переписки, достаточно 3-4 последних писем, чтобы получатель мог понять контекст диалога. Вырезайте лишнее. Лучше перескажите своими словами о прошлых договоренностях. Можно по телефону.
7. Боритесь с лишними вложениями
Избегайте использовать графические файлы как логотипы или подписи, которые появляются в виде вложений. Каждый раз вы заставляете получателя проверять, что там нового во вложении. И не вкладывайте текстовую информацию в виде файла, если ее можно вставить текстом в письмо.
8. Пользуйтесь принятыми кодами EOM или NNTR
Используя в теме сообщения символы EOM (= End of message) вы говорите, что обсуждение закрыто. А NNTR (= No need to respond) — что отвечать не обязательно. Это экономит время и ваше и получателя.
9. Ограничивайте ответы
Вы не обязаны отвечать на каждое письмо. Особенно, если оно является окончательным ответом. И ваше "Спасибо за внимание" уже будет не знаком любезности, а раздражающим фактором. Ведь получателю пришлось потратить свое время, чтобы открыть письмо и прочитать ничего не значащую фразу.
10. Отключайтесь!
Все мы хотим тратить поменьше времени в e-mail. Мы хотим получать поменьше писем. Попытайтесь договориться с коллегами о том, что половину рабочего дня вас в электронной почте не будет. Попробуйте проводить выходные без e-mail, а в автоответчике вставьте ссылку на этот пост.
Ну, а в завершение предлагаю вспомнить известную переписку одного из банков ヅ
Удачи!
Статьи по теме:
Читать @Napoleon_6
